Каждый ответственный руководитель стремится использовать все возможности для увеличения дохода и установления порядка в своей компании. Одним из эффективных приёмов является максимальная автоматизация бизнес процессов. Для бухгалтерских компаний это особенно важно, ведь от них зависит ведение бухгалтерии и своевременная сдача отчётности многих клиентов. А во всех ли бухгалтерских компаниях полностью используются существующие возможности для повышения качества услуг, и, следовательно, увеличения дохода?

Представьте себе среднестатистическую компанию, предоставляющую услуги по бухгалтерскому обслуживанию: тесное арендованное помещение, погруженные с головой в текущие дела бухгалтера, привычный ритм работы которых легко нарушают звонки клиентов или обнаруженные ошибки в документах. А самой горячей порой для них становятся отчетные периоды. В этой ситуации о повышении доходов компании остаётся только мечтать, т.к. времени на новых клиентов не хватает. Когда же компания хронически не справляется с трудностями, то постоянные клиенты могут перейти на обслуживание к более успешным конкурентам.

Что обычно делается для повышения производительности бухгалтерий?

Бухгалтера работают сверхурочно. Такой подход трудно назвать оптимальным, т.к. у сотрудников копится усталость, повышается процент ошибок, нередко портятся отношения в коллективе, а о личной жизни вообще приходится забывать.

Бухгалтерские компании нанимают новых сотрудников. Это означает, что надо оборудовать новые рабочие места, т.е. установить новые компьютеры и ПО, возможно, расширить арендуемую площадь. Потребуется потратить время и денежные средства на подбор персонала и его обучение. Затем надо будет выплачивать зарплату и оплачивать социальный пакет. Кроме того, компании придётся платить больше налогов. Следовательно, для получения дополнительной прибыли надо сначала изрядно потратиться. А самое неприятное, что по окончании отчётного периода новые сотрудники на пару месяцев остаются не у дел.

Бухгалтерские компании используют тайм-менеджмент. В последние годы для повышения производительности работы сотрудников во многих компаниях стали применять тайм-менеджмент или управление временем. Для этого покупают специальные программы, отправляют персонал на семинары, проводят тренинги и даже нанимают специалистов для выявления проблем в организации труда. Да, тайм-менеджмент является отличным способом установления дисциплины, и ликвидации напрасной потери рабочего времени. Но внедрение новых порядков требует времени, да и стоят все эти мероприятия не дёшево.

Как повысить эффективность бухгалтерии с минимальными временными и денежными затратами?

Практика показывает, что в каждой бухгалтерии проблемной областью является ввод первичной документации в учётную систему, если он выполняется вручную. Вторая проблема – это ошибки в документах, которые в итоге приводят к штрафным санкциям со стороны налоговых органов. Дополнительные операторы могут частично решить эти проблему, но, как уже говорилось выше, они нужны эпизодически. Кроме того, вероятность ошибок при вводе документов вручную сохраняется на высоком уровне.

Логика подсказывает, что рутинную операцию по вводу первичной документации и её проверки надо автоматизировать.

Программа Эффективные Решения: Загрузка документов позволяет при помощи сканера в автоматическом режиме быстро и достоверно вводить большие объёмы документов на бумажных носителях. Программа также вводит информацию из файлов формата Microsoft Excel. Она достаточно просто интегрируется в 1С и другие учётные системы. «ЭР: Загрузка документов» предлагается в разных поставках с учётом потребностей пользователей.

Каким образом автоматический ввод первички помогает экономить и зарабатывать?

1.Значительно сокращается время на обработку документов, поэтому не надо нанимать дополнительных сотрудников.
2.Снижается вероятность ошибок в документах, что является страховкой от налоговых взысканий.
3.Сэкономленные средства можно направить на другие цели компании.
4.Освободившееся время можно использовать на поиск и обслуживание новых клиентов.

Таким образом, программа Эффективные Решения: Загрузка документов реально способствует повышению производительности сотрудников и увеличения доходов компании за счёт новых клиентов и повышения качества услуг. Важно, что при помощи программы выявляются ошибки в документах, поэтому она позволяет избежать санкций при выездных проверках и отказов в вычетах НДС.

Работать с программой Эффективные Решения: Загрузка документов достаточно просто. Пример работы с одним документом:

1.Включаем настроенную программу.
2.Кладём на сканер документ, сканируем.
3.Полученное изображение переводится программой в редактируемый вид.
4.Необходимая информация подвергается проверке.
5.Формируется и сохраняется электронная копия документа в учётной системе.

При использовании потокового сканера можно одновременно класть в лоток пачку документов, которые в течение короткого времени будут введены в базу данных без опечаток, повторов или пропусков, а также с проверкой на корректность.

Внимание! Если у вас остались вопросы, вы сомневаетесь или хотите перед приобретением опробовать программу в работе, то просто заполните заявку на бесплатную демо-версию программы ЭР: Загрузка документов на сайте разработчика efsol.ru .

Разработчиком программы является ГК «ЭР». Эффективные Решения: Загрузка документов – официальный партнер фирмы 1С и партнер компании ABBYY по корпоративным решениям. ГК «ЭР» оказывает услуги по внедрению систем автоматизации и учета на платформе «1С:Предприятие», в том числе разрабатывает и внедряет эффективные решения по потоковому вводу документов.