Рост мобильности сотрудников всех уровней – один из важнейших трендов последних лет. В числе драйверов этого направления – развитие технологий, распространение удаленного и гибридного режимов работы, ускорение бизнес-процессов. Так что доступ к корпоративным системам сейчас необходим из любой точки в любое время. О направлениях развития мобильного документооборота и о том, как они отражаются на планах вендора, рассказывает Артём Андреев, начальник отдела проектирования корпоративных мобильных приложений «ЭОС».
- Самое крупное изменение в области мобильных решений от ЭОС на ближайшее будущее – это запуск мобильного клиента СЭД «ДЕЛО» для смартфонов. Почему именно сейчас возникла такая необходимость?
- Это не сиюминутная инициатива: мы давно смотрели в этом направлении и держали руку на пульсе ситуации. Но именно в последнее время смартфоны по размеру экрана практически догнали планшеты. Это дало возможность свободно читать документы и на смартфоне. Спрос соответственно тоже вырос: пользователи все чаще хотят работать в режиме «из-под парты», тихо и незаметно решая рабочие вопросы, а с планшетом это делать менее удобно, так как он больше по размерам. Все это вместе и стало предпосылками для того, чтобы именно сейчас такое решение появилось.
- Какова аудитория решения? Когда запускались решения для планшетов, они были ориентированы в первую очередь на топ-управленцев. Ситуация изменилась?
- На данный момент планшетная версия решения уже ориентирована не только на топ-менеджеров – в том числе по функционалу. Смартфоны же наследуют всю функциональность планшетов, в них смогут работать и сотрудники, отвечающие за контроль исполнения поручений, отчитывающиеся по этим процессам. В принципе – любой сотрудник организации сможет работать через мобильный клиент, если ему купят соответствующую лицензию.
При этом нужно учитывать еще и то, что доступ к мобильным решениям становится все более демократичным. Раньше, к примеру, требовалась корпоративная закупка планшетов для работы в СЭД. Сейчас все чаще среди наших заказчиков встречается использование собственных устройств – тренд BYOD (Bring Your Own Device). Это расширяет список тех, кому доступны мобильные продукты, а наш клиент для смартфонов еще увеличит этот список. Так что все зависит от желания организации: инвестиции в «мобилизацию» сотрудников стали меньше, а возможности - больше.
Эффект миграции
- Как вы считаете, ждать ли миграции пользователей с планшетов на смартфоны после выпуска решения?
- Мы прогнозируем три вектора развития. Первый – это, действительно миграция. Второй – вовлечение тех, кто раньше не пользовался мобильными продуктами ЭОС. Третий же предполагает совмещение работы на обоих типах устройств – и на планшете, и на смартфоне. Мы считаем, что именно третий вектор будет основным.
Наше решение позволяет одному человеку использовать несколько устройств. Профиль пользователя с его документами и задачами синхронизируемый, поэтому, начав работу на планшете, человек может продолжить ее на смартфоне – и наоборот. Когда пользователям будет удобно работать на планшете с большей диагональю, они будут пользоваться им. А где-нибудь в пути для ускорения процесса будут пользоваться смартфонами.
- Функционал для планшетов и смартфонов будет идентичным?
- Изменения будут минимальные и только в интерфейсе. Мы сохранили преемственность от версии для планшета, чтобы обеспечить минимальный порог вхождения в продукт для тех, кто пользовался раньше планшетом. Но диагональ у смартфона все-таки меньше, поэтому некоторые ограничения есть. Но я уверен: они никак не усложнят процесс взаимодействия пользователя с документами. Все просто, интуитивно понятно, интерфейс будет очень дружелюбным.
Интерфейс и персонализация
- Каковы базовые принципы, которыми вы руководствовались при разработке мобильных решений?
- Мы предлагаем два варианта работы с документами. Первый напоминает почтовый клиент: пользователь может выбрать тот или иной документ и работать с ним. Второй вариант – посредством Cover Flow, т.е. рассмотрение документов один за другим – это больше подходит для топ-менеджеров.
Но в целом работа с документами и поручениями в мобильном решении выстроена максимально линейно, чтобы не сбить пользователя с толку, и чтобы он всегда понимал, что у него в работе и что еще нужно сделать. К тому же предусмотрены подсказки: мы помогаем пользователю узнать задачи, которые перед ним стоят. Мы не показываем лишних операций и кнопок в интерфейсе, решение устроено так, что работать было просто и быстро, без глубокого изучения длинных инструкций. При этом мы учитываем и пожелания наших пользователей, анализируем их, делаем выводы и совершенствуем в соответствии с ними решения.
- В СЭД «ДЕЛО» много внимания уделяется персонализации. В мобильных решениях это направление сохраняется?
- Конечно. Понятно, что в случае со смартфонами и планшетами ни один начальник не будет сам серьезно настраивать решение – разве что интерфейсные нюансы, например, показывать ли уведомления. Но в целом задачи по глобальным вопросам управления решаются удаленно через наш интерфейс сервера мобильных решений. Есть помощники, технологи, которым поступает заявка, они проговаривают с руководителем те особенности работы, которые необходимо настроить, и делают это. Если необходимо, изменения можно внести в любой момент, независимо от того, где находится сам пользователь, т.е. сам девайс отдавать при этом не нужно.
- Какой функционал наиболее востребован на планшетах?
- Мы изначально ориентировались на перенос на мобильные устройства самого необходимого и, соответственно, самого часто используемого функционала СЭД. Мы не стремились «закачать» весь функционал системы «ДЕЛО» на планшеты – это никому не нужно. В первую очередь востребованы ключевые сценарии рассмотрения проектов поручений, их исполнения, контроль. Теперь добавится возможность работы с личными папками, чтобы помощник, например, мог готовить для руководителя информационные подборки, расширятся поисковые возможности и т.д.
Мобильное будущее
- От чего зависит проникновение мобильных решений в отдельных организациях?
- В первую очередь от количества руководителей. Стандартная практика такова: чем больше руководителей в организации, тем больше мобильных рабочих мест ей необходимо. А уже потом, если в организации есть удаленно работающие или постоянно находящиеся в разъездах сотрудники, для них тоже закупаются мобильные лицензии. Например, у одного из наших клиентов есть аудиторы, которые на всей территории России проверяют государственные структуры. Разумеется, им нужны мобильные устройства с соответствующими приложениями и доступом к СЭД.
- Есть ли организации или регионы-лидеры по числу используемых мобильных лицензий?
- Есть. В числе лидеров среди регионов – Якутия. Возможно, это связано с тем, что региональная структура территориально распределена. Его руководители – люди очень мобильные, им приходится много находиться в разъездах. Такая же ситуация в Краснодарском крае. Но в целом сейчас везде заметен всплеск интереса к мобильным решениям. Прошлый год, безусловно, стал драйвером в этом сегменте: из-за ограничений пришлось подключаться к информационным системам удаленно, так что мобильный доступ стал крайне актуален. В этом году мобильные лицензии активно докупают те, кто не успел или не смог по каким-то причинам сделать этого в прошлом.
- Прогнозируется ли новый виток интереса к мобильным продуктам в связи с выходом клиента для смартфонов?
- Рост будет быстрым. Я думаю, как только мы выпустим версии для смартфонов, решением воспользуются почти все наши клиенты. Поэтому число пользователей будет расти быстро. Но это не значит, что каждый сотрудник в организации будет пользоваться мобильным решением. Ведь спуская мобильные рабочие места все ниже и ниже, нужно все больше внимания обращать на культуру работы с документами и на правила пользования смартфонами в организации. Если в организации принята высокая вовлеченность сотрудников на всех уровнях в режиме 24х7, то 100-процентное проникновение мобильных решений возможно. Но при этом необходимо уделять много внимания и вопросам безопасности. И все же если смотреть на какую-то усредненную организацию – будь то бизнес или госструктура, – далеко не всем сотрудникам необходим доступ к СЭД, и тем более – с мобильных устройств. Так что полного перехода на мобильные решения ждать не стоит.