В феврале 2016 года компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Западной Сибири, завершила первый этап внедрения СЭД «ДЕЛО» в Краевом государственном бюджетном учреждении здравоохранения «Алтайская краевая клиническая детская больница» (г. Барнаул»). В учреждении автоматизированы основные процессы документооборота и сформирована электронная база документов.
КГБУЗ «АККДБ» – многопрофильное лечебное учреждение, которое оказывает амбулаторно-поликлиническую и стационарную помощь жителям Алтайского края. На базе учреждения также предоставляется высокотехнологичная медицинская помощь детям, соответствующая самым современным стандартам.
До внедрения системы «ДЕЛО» документы в АККДБ регистрировались в 2 формах: бумажной и электронной. Для учета использовалась программа собственной разработки, которая позволяла вносить лишь краткие сведения о документе, а также имела ряд других ограничений. Новый программный продукт должен был не только автоматизировать регистрацию документов, но и поддерживать другие процессы: движение документов, осуществление контроля их исполнения, списание в дело и др.
Задачами проекта стали:
• создание электронной базы документов с возможностью оперативного поиска;
• автоматизация регистрации основных групп документов и прикрепление к форме учета электронного образа документа;
• возможность отслеживания выполнения поручений, вынесенных Главным врачом;
• отслеживание маршрутов движения документов;
• создание предпосылок для последующего перехода к безбумажному документообороту.
Для решения поставленных задач руководством детской больницы была выбрана система электронного документооборота «ДЕЛО». Также заказчик дополнительно приобрел приложение «Мониторинг документов» (это собственная разработка компании «КС-Консалтинг», предназначенная для оповещения пользователей о событиях в СЭД). «ДЕЛО» было установлено в приемной, канцелярии, у Главного врача, его заместителей и Главной медсестры. Это позволило автоматизировать документооборот на руководящем уровне.
Формат взаимодействия пользователей в СЭД выглядит следующим образом: сначала документы регистрирует канцелярия, затем они отправляются на рассмотрение и внесение поручений Главным врачом. Далее документ поступает главной медсестре или заместителю, компетентному в решении вопросов по данному документу. Заместитель указывает исполнителя и, при необходимости, ставит документ на контроль. По окончании исполнения происходит списание документа в дело или же создание ответного документа в стороннюю организацию.
В настоящее время система «ДЕЛО» запущена в промышленную эксплуатацию. Результатами внедрения СЭД стали:
• упорядочение документооборота;
• сокращение маршрутов движения документов и времени их прохождения;
• создание единой базы входящих, исходящих и внутренних документов с возможностью оперативного поиска;
• автоматизация формирования отчетов;
• создание системы контроля исполнительской дисциплины по поручениям;
• обеспечение возможности получения информации о местонахождении документа в любой момент.
В связи с тем, что основная масса входящих документов поступает в КГБУЗ «АККДБ» по электронной почте, в перспективе заказчик рассматривает возможность полностью автоматизировать их регистрацию. Это предполагается реализовать путем перехода сотрудников канцелярии на работу с почтовым клиентом MS Outlook, что позволит автоматически регистрировать входящую электронную корреспонденцию в СЭД «ДЕЛО».
Напомним, что система «ДЕЛО» является популярным решением для управления документами в учреждениях сферы здравоохранения. Так, в системе «ДЕЛО» работают ФГБУ «Российский научный центр хирургии имени академика Б.В. Петровского» Российской академии медицинских наук, Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Ленинградская областная клиническая больница, Медицинский центр Банка России, ФГБУ «Федеральный центр травматологии, ортопедии и эндопротезирования» (г. Барнаул), а также множество поликлиник, больниц, диспансеров, медицинских центров и санаториев по всей территории России. Система «ДЕЛО» также используется во многих региональных органах управления здравоохранением, центрах гигиены и эпидемиологии, иных учреждениях.