Поставщиком программного обеспечения и исполнителем проекта выступила компания «Электронное ДЕЛО», партнер ЭОС в Беларуси.
Государственное учреждение «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» создано в 1998 году постановлением Совета Министров Республики Беларусь. В своей деятельности БелНИЦЭД подчиняется республиканскому органу управления архивной отраслью – Департаменту по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.
В функции БелНИЦЭД входят:
• проведение научных исследований, направленных на обеспечение долговременной сохранности и доступности электронной документации;
• совершенствование технологии безбумажного документирования в государственных, общественных и коммерческих учреждениях, организациях, предприятиях;
• участие в совершенствовании законодательной, нормативной и методической базы для обеспечения подлинности, достоверности и сохранности электронных документов;
• разработка научных принципов экспертизы ценности электронных документов и непосредственное ее осуществление;
• совершенствование информационных технологий доступа к традиционным архивным документам.
Руководит центром с момента его создания кандидат исторических наук Носевич Вячеслав Леонидович. В структуру БелНИЦЭД входят администрация, отделы комплектования, информационно-поисковых систем, информационных компьютерных технологий, автоматизации архивных технологий, архив электронных документов.
Решение о внедрении системы электронного документооборота в БелНИЦЭД было принято в конце 2013 года. Систему требовалось внедрить на участке управленческого документооборота (регистрация входящих, исходящих и внутренних документов). Автоматизация должна была также охватить документы по научно-исследовательским и опытно-конструкторским работам (НИОКР), выполняемым сотрудниками БелНИЦЭД.
Все поставленные задачи были успешно решены. Была организована регистрация документов в СЭД и рассылка их в электронном виде исполнителям. Кроме стандартных, в системе были заведены выявленные по итогам обследования организации 5 дополнительных групп документов. Это позволило организовать процесс регистрации проектов тематических планов проведения НИОКР в связке с темами научно-исследовательских работ (НИР) и отчетами по итогам выполнения НИР. СЭД «Электронное ДЕЛО» позволила обеспечить контроль выполнения отдельных этапов НИР, а также дала возможность руководителям проекта заносить отчеты об исполнении соответствующего этапа в регистрационную карточку.
Таким образом, «Электронное ДЕЛО» позволило автоматизировать в БелНИЦЭД не только процессы «классического» документооборота, но и управление научными проектами. В перспективе предполагается масштабирование СЭД до уровня полноценного безбумажного документооборота между всеми структурными подразделениями, а также расширение количества технологических операций при работе с документами (в т.ч. работа с электронно-цифровой подписью). В этом процессе БелНИЦЭД ориентируется на высший орган государственного управления, регулирующий сферу документооборота и архивного дела – Минюст Республики Беларусь, который планомерно реализует концепцию перехода на безбумажный документооборот во внутренней деятельности ведомства.
Напомним, что среди пользователей СЭД «Электронное ДЕЛО» - множество научных, информационно-аналитических и проектно-изыскательских учреждений Беларуси. Данная СЭД внедрена в Информационно-аналитическом центре при Администрации Президента, в ГНУ «Научно-исследовательский экономический институт Министерства экономики Республики Беларусь», в проектном институте «Белгорхимпром», в БелНИИТ «Транстехника», в ГУ «Белорусский институт системного анализа и информационного обеспечения научно-технической сферы» и др.