ООО «Электронное ДЕЛО», партнер ЭОС в Республике Беларусь, реализовало проект по автоматизации документооборота в Республиканском унитарном предприятии аэрокосмических методов в геодезии «Белаэрокосмогеодезия» (далее – РУП «Белаэрокосмогеодезия»). Проектом охвачены процессы подготовки договоров на выполнение землеустроительных работ и управленческий документооборот. Для внедрения заказчик выбрал СЭД «Электронное ДЕЛО», являющуюся адаптацией программы «ДЕЛО» компании ЭОС под стандарты документооборота Республики Беларусь.
РУП «Белаэрокосмогеодезия» является специализированным государственным предприятием в области геодезии, картографии и землеустройства и занимает сегодня одну из лидирующих позиций на рынке геодезических и картографических работ Беларуси. Предприятие подведомственно Государственному комитету по имуществу Республики Беларусь, который с 2009 года успешно использует СЭД «Электронное ДЕЛО».
Одной из главных задач, поставленных руководством предприятия перед специалистами компании ООО «Электронное ДЕЛО», была автоматизация процессов по подготовке проектов договоров на выполнение землеустроительных работ. Для качественного выполнения этой задачи было проведено всестороннее обследование документооборота предприятия, на основе которого составлен отчет. В нем были подробно описаны процессы подготовки проектов договоров, их регистрации, контроля исполнения работ по договорам и фиксации поступления оплаты по ним.
Результаты обследования стали основой для автоматизации процессов договорной работы. В рамках проекта были разработаны индивидуальные шаблоны печати и выполнена настройка дополнительных реквизитов для 7 групп документов по договорной деятельности. Это позволило обеспечить учет, контроль и поиск договорных документов и сведений по ним.
Весь управленческий документооборот РУП «Белаэрокосмогеодезия» также был переведен на новый уровень. С января 2014 года вся входящая, исходящая и внутренняя корреспонденция, обращения граждан и юридических лиц регистрируются, сканируются и рассылаются в подразделения в электронном виде. Использование подсистемы «ДЕЛО-Web» позволило не только организовать доступ руководителей каждого структурного подразделения к документам предприятия, но и подключить к работе территориально удаленные структурные подразделения.
Еще одним направлением проекта стал экспорт данных из справочника программы автоматизации бухгалтерского учета «1С: Предприятие». За годы использования РУП «Белаэрокосмогеодезия» данного программного обеспечения в справочнике контрагентов накопилось около 4 тыс. записей. Эти данные были необходимы и в системе электронного документооборота при работе с договорными документами, поэтому записи были экспортированы в справочник СЭД «Электронное ДЕЛО». В результате специалисты предприятия получили работающую систему без необходимости самостоятельно формировать с нуля при регистрации документов базу контрагентов.
Комментируя результаты проекта, специалисты ООО «Электронное ДЕЛО» подчеркнули: «Мы уверены, что движение УП «Белаэрокосмогеодезия» в сторону автоматизации управленческого документооборота и договорной деятельности повысит оперативность принятия управленческих решений, усилит исполнительскую дисциплину работников, приведет к повышению качества работы всей организации».
Напомним, что программный продукт «Электронное ДЕЛО» является очень популярным решением для автоматизации документооборота в отраслеобразующих предприятиях Республики Беларусь. Так, ранее систему внедрили РУПП «Гранит», крупнейший производитель экологически чистого гранита и песка в Европе, ОАО «Промагролизинг», самая крупная специализированная лизинговая компания Беларуси, проектный институт ОАО «Белгорхимпром», республиканское объединение «Белагросервис» и многие другие.