Основной производитель и поставщик тепловой энергии города Калининграда – муниципальное унитарное предприятие «Калининградтеплосеть» - внедрило в управленческом аппарате систему электронного документооборота «ДЕЛО». Трехэтапный проект, стартовавший в апреле 2013 года, к январю 2014-го охватил все отделы и службы организации.
МУП «Калининградтеплосеть» создано в 1969 году. В настоящее время предприятие имеет на балансе 152 источника теплоснабжения, а сеть транспортировки тепловой энергии охватывает все районы Калининграда. Являясь организацией с широким кругом социально-экономических обязанностей, от качества работы которой напрямую зависит благополучие жителей города, «Калининградтеплосеть» уделяет серьезное внимание внедрению в свою деятельность оптимальных организационно-управленческих механизмов.
Одним из векторов повышения эффективности работы управленческого аппарата и деятельности предприятия в целом МУП «Калининградтеплосеть» выбрало упорядочение внутреннего документооборота. Для этих целей было внедрено одно из самых популярных на отечественном рынке IT-решений – система управления документами «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС.
Исполнителем проекта стало ООО «Весткомп Консалтинг», калининградский партнер ЭОС. В МУП «Калининградтеплосеть» до внедрения СЭД «ДЕЛО» сложилась типичная для теплоэнергетических предприятий ситуация: огромное количество документов, обеспечивающих различные бизнес-процессы, сложные схемы документопотоков, большой объем переписки с контрагентами и «слабое звено» на участке отслеживания хода исполнения управленческих решений (следствие отсутствия автоматизации).
Главной целью проекта стало обеспечение прозрачности и упорядоченности всех документально-ориентированных бизнес-процессов. Для этого требовалось оптимизировать прохождение служебных документов, исключив неэффективные схемы, и сделать возможным отслеживание их состояния на всех этапах. Кроме стандартных задач автоматизации (регистрация, контроль, мониторинг исполнения и т.д.), необходимо было реализовать на базе внедренной СЭД работоспособный аналитический инструментарий.
Специалисты ООО «Весткомп Консалтинг» начали проект с анализа маршрутов движения служебных документов на предприятии. Итогом подготовительной стадии стало определение перечня и последовательности работ и пакета приобретаемых лицензий системы.
В апреле-мае 2013 года было автоматизировано основное подразделение, отвечающее за документооборот – отдел делопроизводства. На следующем этапе к СЭД были подключены бухгалтерия, юридический отдел, служба по работе с дебиторской задолженностью и те из производственных отделов, которые обеспечивали документирование основных деловых процессов. Тогда же доступ в систему получили помощники директора и технического директора, а также главный инженер. Эта стадия проекта завершилась в сентябре 2013 года.
В процессе внедрения системы были серьезно переработаны правила работы с некоторыми группами документов и усовершенствованы маршруты их движения. На финальном этапе проекта рабочие места СЭД были установлены и в остальных подразделениях – в инженерной группе, производственной службе механизации транспорта, аварийно-ремонтной службе, производственной службе ремонта котельных, отделе бизнес планирования и др.
К январю 2014 года весь запланированный объем работ был выполнен: система была установлена и настроена, пользователи прошли обучение, СЭД прошла опытную эксплуатацию. На каждом этапе одновременно с подключением новых подразделений проводилась донастройка системы и дополнительное обучение пользователей.
В результате с помощью стандартного функционала СЭД «ДЕЛО были автоматизированы следующие процессы:
• регистрации входящих и исходящих документов, ОРД, договоров и пр.;
• ведение поручений и отчетов исполнителей;
• контроль исполнения поручений и документов;
• отправка документов;
• работа с номенклатурой дел;
• создание аналитических отчетов по документообороту;
• ведение отчетов по специфическим параметрам рассылки писем контрагентам.
Участники СЭД все увереннее используют в работе функционал системы и нарабатывают навыки, которые в дальнейшем позволят успешно перейти к электронному документообороту по некоторым группам документов и шире использовать аналитический инструментарий СЭД «ДЕЛО».
Напомним, что СЭД «ДЕЛО» является одним из самых популярных решений для автоматизации документооборота на предприятиях топливно-энергетического комплекса. Среди пользователей системы – ЗАО «Энерго Сервис» (Томская область), ОАО «Кузбасская энергетическая сбытовая компания», ОАО «Татэнерго», и множество других предприятий, являющихся производителями и поставщиками тепловой и электрической энергии.