Работы по проекту начались в декабре 2013 года. В соответствии с государственным контрактом специалисты ООО «ИстСофт» провели обследование документооборота в Следственном управлении и территориальных следственных отделах, установили систему на сервер и рабочие места пользователей и провели обучение сотрудников основным приемам работы в АИК.
АИК «НАДЗОР» – автоматизированный информационный комплекс, разработанный компанией «Электронные офисные Системы». Комплекс предназначен для документационного обеспечения деятельности в органах прокуратуры и следствия и полностью учитывает специфику документооборота в данных организациях.
Проект в Следственном управлении по Саратовской области предусматривал автоматизацию работы отдела канцелярии и объединение в рамках единой системы документооборота «головного» Следственного управления области и межрайонных следственных отделов (МСО).
Основные работы по проекту (обследование, установка, обучение) были завершены в течение трех недель. Сотрудники Следственного комитета прошли групповое и индивидуальное (на рабочих местах) обучение и получили базовые навыки по выполнению основных операций в АИК «НАДЗОР»: научились создавать регистрационные карточки, изучили их состав и структуру, познакомились с шаблонами печатных форм, освоили поисковые запросы, а также работу со справочниками.
В рамках учебного процесса сотрудники Следственного комитета создали единую электронную базу данных, научились регистрировать входящие и исходящие документы, формировать отчеты, отслеживать движение документа на всех этапах его жизненного цикла. В итоге еще на стадии опытной эксплуатации была создана общая база документов, определены основные регламенты работы и правила регистрации различных групп документов.
Проект позволил полностью решить задачи, поставленные заказчиком:
• налажена по единым правилам регистрация основных групп документов, образующихся в деятельности Следственного управления и поступающих извне;
• создана единая база электронных документов и организовано взаимодействие с территориальными отделами;
• существенно сократилось количество непроизводительных операций при обработке документированной информации;
• следствием сокращения затрат времени на «ручные» операции с документами стало общее повышение качества работы сотрудников Следственного управления;
• организован эффективный контроль исполнения резолюций и автоматизировано формирование отчетности по исполнительской дисциплине;
• созданы условия для постепенного перехода в дальнейшем к электронному документообороту внутри организации.
В настоящее время АИК «НАДЗОР» работает в штатном режиме. В перспективе планируется увеличить количество рабочих мест в аппарате Следственного управления и закупить дополнительные лицензии для межрегиональных следственных отделов, дислоцирующихся на территории Саратовской области.
Таким образом, Саратовская область стала еще одним регионом, начавшим с нового года работу в системе АИК «НАДЗОР». Ранее данная система была внедрена в Следственном Комитете Российской Федерации, а также во многих региональных следственных управлениях: в Алтайском, Ставропольском краях, Белгородской, Псковской, Новосибирской, Тверской, Самарской областях, в Республиках Мордовия, Калмыкия, Удмуртия и других.