В сентябре 2013 года начал работу третий созыв Якутской городской Думы. С приходом нового состава городского парламента произошли изменения, касающиеся вопросов организации работы депутатского корпуса и аппарата. Одним из направлений реформирования стало решение о внедрении системы электронного документооборота «ДЕЛО».
Население Якутска 8 сентября на общероссийском Едином дне голосования выбрало депутатов, которые будут представлять интересы жителей города в течение следующих пяти лет. Председателем Якутской городской Думы вновь стал Александр Саввинов, новым руководителем аппарата - Анатолий Васильев. Депутаты утвердили обновленные процедурные документы и положения, на основе которых они будут работать в течение пяти лет: регламент, положение о Президиуме Думы, положение о работе постоянных комиссий.
В условиях активной реализации программы «Развитие информационного общества в Республике Саха (Якутия) на 2012-2016 годы» (утверждена Указом Президента Республики в 2011 году и актуализирована в марте текущего года) важнейшей задачей для Якутской городской Думы стало внедрение современных инструментов внутреннего управления и внешнего взаимодействия с органами государственной власти и местного самоуправления. Внедрение современных IT-систем, и прежде всего – современных решений для автоматизации документооборота стало первой стадией этого процесса.
В качестве программной платформы для создания системы электронного документооборота в Якутской Думе была выбрана СЭД «ДЕЛО». Эта система в настоящее время используется в 37 исполнительных органах государственной власти республики, а также в Окружной администрации города Якутска.
Проект «Построение единой системы автоматизации делопроизводства и документооборота органов государственной власти Республики Саха (Якутия)» реализуется с 2003 года, и сегодня он фактически является составной частью подпрограммы «Формирование электронного правительства» (это отдельное направление республиканской программы «Развитие информационного общества в Республике Саха (Якутия) на 2012-2016 годы»). Подпрограмма предусматривает создание, развитие и сопровождение системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), ведомственных автоматизированных информационных систем оказания государственных услуг, портала государственных и муниципальных услуг. Кроме того, СМЭВ будет поддерживать обмен электронными сообщениями между информационными системами органов государственный власти Республики Саха (Якутия).
Для ликвидации разрыва между республиканским и муниципальным сегментами Электронного правительства подпрограммой предусмотрено создание системы электронного взаимодействия между муниципальными образованиями, а также интеграция муниципальной СМЭВ в республиканскую на программно-аппаратном уровне. Будет осуществлен частичный перевод бумажного документооборота в электронный с использованием единой системы электронного взаимодействия между ОМСУ и единого сервера электронного взаимодействия органов государственной власти Республики Саха (Якутия).
Сегодня в Республике завершаются работы по созданию системы межведомственного и межуровневого электронного взаимодействия органов государственной власти Республики Саха (Якутия) и органов местного самоуправления с использованием разработанной ЭОС технологии «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ). Именно поэтому заказчик обозначил в качестве важнейшей задачи проекта по внедрению СЭД «ДЕЛО» в Якутской ГД, кроме автоматизации работы с документами и поручениями внутри аппарата Думы, обеспечение внешнего взаимодействия посредством опции СЭВ с Окружной администрацией города Якутска, а в перспективе - с иными участниками СМЭВ.
В настоящий момент начата реализация первого этапа проекта. Произведена поставка лицензий программного обеспечения. Ведутся работы по установке и настройке системы (на первом этапе будет установлено 16 рабочих мест СЭД «ДЕЛО» и опция «Сканирование»). В первой декаде ноября будет проведено обучение персонала и запуск регистрации документов. После выполнения этих мероприятий система будет запущена в эксплуатацию. Первый этап проекта должен быть завершен до конца текущего года, чтобы с начала 2014 года было можно начать работу в новой СЭД.
Проект осуществляется компанией Инфосистемы-КС – золотым партнером ЭОС в Республике Саха (Якутия). В перспективе заказчик рассматривает возможность расширения использования СЭД «ДЕЛО» - предоставление доступа в систему депутатскому корпусу и автоматизацию правотворческой деятельности.
Напомним, что «ДЕЛО» является безусловным лидером среди решений, которые выбирают для автоматизации документооборота органы представительной власти различных уровней: федеральные, региональные, муниципальные. Среди городских депутатских собраний пользователями системы являются Брянский, Норильский, также «ДЕЛО» внедрено в Волгоградской городской думе, в думах Владивостока, Вологды, Ставрополя, Тольятти, Тулы и других.