Проект стартовал в 2001 году: система «ДЕЛО» была выбрана в качестве базовой СЭД, определен исполнитель проекта. Им стала группа компаний «Корпоративные Системы» (с 2007 года – ООО «Корпоративные Системы – Консалтинг»), партнер ЭОС в Западной и Восточной Сибири.
Первые рабочие места СЭД «ДЕЛО» были установлены в общем отделе Администрации края, Главном управлении сельского хозяйства и Главном управлении экономики и инвестиций. В дальнейшем шло постепенное расширение числа органов власти, охваченных СЭД, увеличивалось количество рабочих мест, внедрялись дополнительные опции и подсистемы («Поточное сканирование», «Архивное ДЕЛО» и др.)
В 2009 году после начала эксплуатации защищенной корпоративной сети передачи данных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Алтайского края (КСПД) была организована совместная работа систем документооборота органов исполнительной власти. Из Администрации края карточки зарегистрированных документов, поручения и отсканированные тексты направлялись и регистрировались в автоматическом режиме в системе других органов власти.
Новый этап проекта начался в 2011 году. В целях совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности органов исполнительной власти Алтайского края было принято решение объединить разрозненные программы автоматизации в единую систему электронного документооборота (далее – ЕСЭД). В декабре распоряжением Администрации края был утвержден «Регламент работы в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края», который определил основные принципы и правила работы в ЕСЭД.
Были установлены следующие основные принципы функционирования ЕСЭД:
• однократный ввод и многократное использование документов в электронном виде (однократная регистрация документов для всех органов исполнительной власти и подразделений без перерегистрации при передаче между подразделениями);
• размещение регистрационных карточек, поручений, электронных образцов документов в едином информационном банке документов;
• наличие для каждого органа исполнительной власти Алтайского края картотеки с документами, недоступными из других картотек, за исключением организации совместной работы;
• разграничение прав доступа пользователей ЕСЭД к электронным документам.
С начала 2012 года Администрация и все органы исполнительной власти Алтайского края работают в единой системе с общей базой данных, созданной на платформе СЭД «ДЕЛО». Создано единое хранилище всех документов, внедрены унифицированные технологии работы с управленческими документами, значительно улучшилась исполнительская дисциплина.
Работа органов исполнительной власти и структурных подразделений Администрации Алтайского края в ЕСЭД позволила повысить уровень исполнительской дисциплины. Например, за первое полугодие 2013 года этот показатель составил 99%.
В настоящее время в ЕСЭД работают более 50 подразделений-участников – это органы исполнительной власти края, заместители Губернатора, структурные подразделения Администрации края, Постоянное представительство Алтайского края при Правительстве Российской Федерации, ряд краевых учреждений (например, КАУ «МФЦ Алтайского края», КГБУ «Оператор электронного правительства Алтайского края»). В «ДЕЛО» работают более 400 пользователей, ежедневно в ЕСЭД регистрируются более 1000 документов: нормативные акты, служебная переписка, обращения граждан, поручения руководителей, внутренние документы и т.д.
С начала 2013 года в Администрации края заработала подсистема, позволяющая автоматически размещать информацию о ходе рассмотрения обращений граждан, поступивших из Администрации Президента РФ, в «Личных кабинетах» заявителей. Модуль для интеграции системы электронного документооборота «ДЕЛО» с сайтом Президента России www.kremlin.ru разработан специалистами компании «КС-Консалтинг». Заявители получили доступ в раздел «Личный кабинет», где размещаются результаты рассмотрения их обращений в Интернет-приемную Президента России и в Интернет-приемную Администрации края.
Развитие электронного документооборота идет и в законодательном органе. В Алтайском краевом Законодательном Собрании используется около 60 рабочих мест СЭД «ДЕЛО», опции «Поточное сканирование», подсистема «Мониторинг документов» и др. Муниципальные администрации также являются пользователями системы «ДЕЛО»: на данный момент в городских округах и муниципальных районах края в системе работают около 500 пользователей, в перспективе – подключение их к ЕСЭД.
Актуальные задачи, которые планируется решить в ближайшем будущем – это увеличение числа рабочих мест системы в органах исполнительной власти, обеспечение удаленного и мобильного доступа пользователей в ЕСЭД, выбор программного обеспечения для работы в «ДЕЛО» руководителей высшего уровня, использование электронной подписи должностными лицами, переход на полностью электронный документооборот и согласование проектов документов в электронном виде.
Для работы руководителей в ЕСЭД рассматриваются варианты использования модулей «АРМ Руководителя» (решение для ОС Windows), iEOS (предназначено для работы на iPad). Для удаленного доступа в систему используется «ДЕЛО-Web» и клиент VipNet (для обеспечения необходимого уровня информационной безопасности).
Достижениями, проблемами и перспективами в сфере электронного документооборота работники органов власти края поделились с коллегами 11-12 апреля 2013 года на межрегиональной конференции «Системы управления информацией: от электронного документооборота к комплексной автоматизации». Администрация Алтайского края принимала гостей из Москвы, Хакасии, Якутии, Красноярского, Забайкальского, Хабаровского краёв, Кемеровской, Новосибирской, Омской, Тюменской областей.
Напомним, что СЭД «ДЕЛО» уже много лет бессменно является самой популярной системой для автоматизации документооборота в органах власти. Региональные правительства и администрации выбирают «ДЕЛО» для построения единых систем документооборота в масштабе субъекта. Самые крупные из таких проектов реализованы в Калининградской, Ростовской, Тульской областях, Республике Хакасия, Забайкальском, Камчатском краях, Ханты-Мансийском, Ненецком АО и других.