В апреле 2013 года завершен первый этап внедрения СЭД «ДЕЛО» в администрации города Пятигорска. В настоящее время система успешно функционирует на 57 рабочих местах.
На территории Ставропольского края «ДЕЛО» используется уже более трех лет. На базе этого решения автоматизирован документооборот во многих органах власти и местного самоуправления – в Правительстве и Думе Ставропольского края, краевой прокуратуре, в региональном Управлении Федеральной службы РФ по наркоконтролю, Избирательной комиссии, в администрациях городов Ставрополя, Невинномысска, Шпаковского муниципального района и др.
В администрации Пятигорска к началу проекта сформировалась сложная многоуровневая структура. При этом часть подразделений и отраслевых органов муниципального управления территориально удалены от основного здания администрации. делопроизводство велось в традиционной бумажной форме. В муниципалитете использовались сложные схемы документопотоков, а объем бумажного документооборота между структурными подразделениями и органами управления был очень значительным.
Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводило к тому, что сотрудники часто сталкивались с трудностями, связанными с отслеживанием движения и поиском документов. Проблемы существовали с исполнительской дисциплиной, а также со своевременным получением документов для исполнения. В результате было принято решение о внедрении единого комплекса программных средств на современной технологической платформе, поддерживающей задачи по обеспечению автоматизации документооборота.
В конце 2012 года Правительство Ставропольского края передало администрации города Пятигорска СЭД «ДЕЛО» для опытной эксплуатации. Ознакомившись с возможностями и функционалом продукта, администрация приняла решение о внедрении системы во всех подразделениях и в отраслевых органах местного самоуправления. Победителем конкурса на право выполнения работ по созданию единой системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) стала группа компаний «Бизнес ИТ», золотой дилер компании «Электронные Офисные Системы».
В апреле 2013 г. завершены работы первого этапа. Специалистам компании удалось провести внедрение без ущерба для текущей деятельности организации. На подготовительном этапе командой из трех человек были изучены особенности действующей схемы документооборота, проведено обучение пользователей, а также разработан комплекс инструкций по работе с системой. После запуска системы специалистами «Бизнес ИТ» ведется оперативная поддержка и консультация пользователей.
На сегодняшний день в администрации Пятигорска полностью автоматизирована работа службы документационного обеспечения. Вся входящая и исходящая корреспонденция, а также служебные документы регистрируются в СЭД, проходят поточное сканирование и передаются в электронном виде для дальнейшей обработки. СЭД «ДЕЛО» работает в каждом структурном подразделении администрации и в каждом отраслевом управлении муниципалитета (они являются самостоятельными юридическими лицами). Обучение пользователей проводилось на реальных документах в индивидуальном порядке на рабочих местах и непосредственно перед запуском системы в опытную эксплуатацию.
Благодаря внедрению системы в администрации Пятигорска появилась возможность работы в единой базе данных всех отделов, управлений и структурных подразделений аппарата. Администрация планирует дальнейшее развитие проекта по автоматизации документооборота: рассматривается возможность увеличения количества рабочих мест и приобретения лицензий на дополнительные опции.
Оценивая работу исполнителя проекта, заместитель главы администрации Пятигорска, управляющий делами Сергей Перцев отметил: «Компания с поставленной задачей справилась. Все работы были выполнены в установленные сроки, в запланированном объеме. Обучение проводилось индивидуально, к каждому пользователю был найден свой подход, что подтверждает высокий профессиональный уровень сотрудников группы компаний «Бизнес ИТ». Хотелось бы отметить доброжелательность и опыт специалистов компании, которые не только обучили всех пользователей, но и осуществляют текущую информационную поддержку, оперативно отвечают на возникающие в процессе работы вопросы».