Система внедряется сразу во всех ключевых подразделениях с перспективой охвата 100% сотрудников Администрации.
Городской округ Усинск (до 1994 года – Усинский район), несмотря на небольшую площадь, является основной «нефтяной» территорией Республики Коми. В объеме всей добываемой в Коми нефти усинская составляет более 70 процентов. Нефтедобыча – главная отрасль экономики округа и основной источник пополнения не только местного, но и республиканского бюджетов.
Уменьшение количества бумажного документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления, повышение прозрачности процедур исполнения поручений на всех уровнях власти является одной из задач Государственной программы Республики Коми «Информационное общество», которая утверждена Правительством Республики в сентябре прошлого года. Достичь обозначенной цели Администрация Усинска решила через внедрение современной системы электронного документооборота, обладающей достаточным функционалом и способной решить все текущие управленческие задачи.
Система «ДЕЛО», которая уже много лет лидирует среди конкурентов на российском рынке СЭД, была выбрана по причине большого количества успешных проектов на базе этого продукта именно в органах местного самоуправления. «ДЕЛО» зарекомендовало себя как надежная система и для крупных городских округов, где внедрены сотни рабочих мест, и для небольших городских муниципалитетов. В «ДЕЛЕ» работают чиновники администраций таких городов, как Барнаул, Вологда, Калининград, Ставрополь, Ростов-на-Дону, Норильск, Тольятти, Подольск (Московская область), Копейск (Челябинская область), Куйбышев (Новосибирская область) и многие другие.
В муниципальных администрациях автоматизация документооборота, как правило, проходит поэтапно – начинают от нескольких рабочих мест в службах документационного обеспечения, затем постепенно систему распространяют на другие подразделения. Администрация Усинска выбрала другой вариант – сразу максимально охватить СЭД структурные подразделения. К такому решению заказчики пришли, изучив опыт использования СЭД «ДЕЛО» в аналогичных организациях: система позволяет быстрее получить эффект от внедрения и задействовать все возможности, если все подразделения, в том числе руководство, являются участниками СЭД.
Проект развертывания СЭД «ДЕЛО» в Администрации Усинска – пример конструктивного сотрудничества заинтересованного заказчика и опытного исполнителя на всех этапах внедрения. Администрация на предпроектной стадии по рекомендациям внедряющей компании провела всю необходимую подготовительную работу, в итоге специалисты компании «Офис-Док», партнера ЭОС в Санкт-Петербурге, реализовали данный этап проекта за две недели.
«ДЕЛО» было установлено во всех ключевых структурных подразделениях, а также у руководства Администрации. Сразу после развертывания СЭД пользователи начали полноценно работать в «ДЕЛЕ». Развернуть систему в такой короткий срок позволил и серьезный опыт исполнителей по реализации подобных проектов, и быстрое решение всех организационных вопросов заказчиком.
Всего в подразделениях Администрации установлено 50 рабочих мест СЭД «ДЕЛО». На данном этапе автоматизированы основные функции классического документооборота – регистрация документов, их рассмотрение, определение исполнителей, исполнение документов и контроль.
Администрация Усинска не желает останавливаться на достигнутом и откладывать на дальнюю перспективу следующий этап. Заказчик заинтересован в самом ближайшем будущем максимально задействовать функционал системы и расширить сферу ее использования. Уже сейчас подразделения готовятся к переходу на согласование проектов документов в электронном виде, а впоследствии планируется обеспечить доступ в СЭД 100% сотрудников Администрации и охватить системой весь документооборот, в том числе нормативно-распорядительные документы, служебную корреспонденцию, а также договоры и соглашения. Такой подход позволит избежать стадии фрагментарной автоматизации документооборота и полностью использовать возможности программного продукта, а также решить задачи, поставленные в республиканской программе «Информационное общество» – повысить прозрачность исполнения поручений и эффективность муниципального управления.
Об исполнителе: Компания «Офис-Док» (Санкт-Петербург) – «Золотой партнер» ЭОС, осуществляющий внедрения решений вендора по всей России. На счету компании более 300 самостоятельно реализованных проектов, десятки тысяч внедренных рабочих мест, участие в крупнейших федеральных проектах по созданию распределенных систем электронного документооборота на базе продуктов ЭОС «ДЕЛО», EOS for SharePoint и др.