«ДЕЛО», многолетний лидер российского рынка СЭД/ECM-систем, традиционно популярна как тиражное решение для органов законодательной (представительной) ветви власти. Оба главных российских парламента (Государственная Дума и Совет Федерации), порядка 40% высших законодательных органов регионов России, тысячи пользователей в муниципальных представительных органах – таковы были к началу 2013 года достижения СЭД «ДЕЛО» по созданию информационных систем в депутатских собраниях.
В январе к числу пользователей СЭД «ДЕЛО» присоединился еще один региональный орган законодательной власти – Народное Собрание (Парламент) Карачаево-Черкесской Республики. Все работы по вводу системы в эксплуатацию осуществлялись специалистами группы компаний «Бизнес ИТ» – партнера ЭОС в Северо-Кавказском федеральном округе.
Парламент Карачаево-Черкесской Республики уже несколько лет использует для создания электронного архива служебных документов другой продукт компании ЭОС – систему «АРХИВНОЕ ДЕЛО». В ней регистрируются документы, вышедшие из оперативного делопроизводства, а их электронные образы, полученные путем сканирования, прикрепляются к регистрационным карточкам. Это позволило автоматизировать работу архива, в частности, перевести в электронный вид десятки тысяч документов.
Вместе с тем, текущее делопроизводство в аппарате Парламента до недавнего времени велось без применения современных информационных технологий. Постоянный рост объемов документооборота затруднял учет и поиск, а также контроль исполнения писем и поручений.
Главные цели, которые планировалось достичь через внедрение СЭД, были следующими:
• повышение оперативности и качества работы с документами;
• усиление контроля исполнения документов и заданий;
• создание условий для перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту.
В целом СЭД должна была снизить трудозатраты на рутинные операции при работе с документами (регистрация, поиск, копирование и т.д.) в пользу содержательной и смысловой работы с информацией.
В ходе реализации проекта была осуществлена поставка 15 лицензий СЭД «ДЕЛО» и оказаны услуги по настройке и запуску системы в промышленную эксплуатацию. На данный момент рабочие места установлены во всех структурных подразделениях. Решены следующие первоочередные задачи:
• автоматизация регистрации всех групп документов;
• обеспечение контроля исполнения документов и поручений в аппарате Парламента;
• сканирование документов текущего делопроизводства с прикреплением электронных образов к регистрационным карточкам.
Таким образом, Парламент Карачаево-Черкесской Республики сделал первый шаг к комплексной автоматизации своей деятельности. В дальнейшем планируется увеличить количество рабочих мест системы, внедрить ЭП, постепенно перейти к электронному документообороту.
В целом, «ДЕЛО» является лидером среди СЭД/ECM-систем, внедренных в региональных законодательных органах. Некоторые региональные парламенты (например, Законодательное Собрание Ленинградской области) включили в единую информационную схему и депутатов. Они получили возможность работы в СЭД, в том числе и в режиме удаленного доступа, через подсистему «ДЕЛО-Web».
В Хабаровском и Приморском краях на базе «ДЕЛА» и дополнительной подсистемы, разработанной одним из региональных партнеров ЭОС, автоматизирован не только документооборот, но и «основная деятельность» парламента – подготовка и принятие законов, а депутаты здесь являются активными пользователями СЭД.