На территории Новосибирской области более 70 организаций используют систему «ДЕЛО» для ведения электронного документооборота и управления корпоративной документацией. С начала 2013 года к их числу присоединилась Администрация города Куйбышева, центра одноименного муниципального района. Проект реализован силами специалистов компании «КС-Консалтинг», партнера ЭОС.
СЭД «ДЕЛО» в конфигурации «из коробки» уже имеет все функции, необходимые для традиционного документооборота в государственных структурах, а также полностью соответствует ГОСТам отечественного делопроизводства. Система проста в установке и настройке, а интерфейс ее удобен и понятен даже для неопытных пользователей.
Все это определило выбор Администрации Куйбышева в пользу СЭД «ДЕЛО». Кроме того, выбору способствовал опыт использования «ДЕЛА» в различных властных структурах Новосибирской области – пользователями системы являются областное Законодательное Собрание, территориальные органы Минюста и Федеральной службы судебных приставов, десятки районных и городских судов и др.
До внедрения СЭД учет входящей корреспонденции Управление делами Администрации Куйбышева вело в бумажных журналах, а исходящих – в таблице Excel. Контроль исполнения документов также был налажен в «журнальной» форме.
В связи с тем, что делопроизводство в администрациях муниципальных образований в целом ведется по унифицированным правилам, а компания «КС-Консалтинг» реализовала уже десятки подобных проектов, информационное обследование и подготовка к настройке системы проводились дистанционно. Сбор информации осуществлялся по электронной почте и телефону. Первый опыт работы с клиентом в формате «удаленного обследования» оказался удачным и позволил провести все работы без потери качества.
Специалисты ООО «КС-Консалтинг» изучили все необходимые для настройки системы нормативные документы, провели обследование документооборота, а также обучили системного технолога. В ходе подготовки к установке СЭД сформирован тематический классификатор для обращений граждан и классификатор по видам документов (в соответствии с группами), обеспечено формирование типовых статистических отчетов по документообороту, разработана схема централизованного контроля исполнения резолюций руководителей – главы города, заместителей главы, руководителей отделов и управлений.
Серверная часть системы и все рабочие места были установлены самостоятельно специалистами Администрации Куйбышева. Также ИТ-подразделение муниципалитета произвело настройку системы на организационную структуру и схему документооборота в соответствии с рекомендациями, подготовленными «КС-Консалтинг».
Обучение системного технолога СЭД «ДЕЛО» проходило в г. Барнауле на территории ООО «КС-Консалтинг». После завершения обучения специалисту из администрации МО г.Куйбышева был выдан сертификат.
На данный момент в системе «ДЕЛО» осуществляется регистрация обращений граждан, входящих и исходящих документов, формируются почтовые реестры. Заметно сократилось время на поиск необходимой информации в документальной базе. Кроме того, система позволяет отслеживать сроки и состояние исполнения документов. В перспективе – освоение функции прикрепления к регистрационным карточкам электронных копий.
Администрация г. Куйбышева, приняв решение о внедрении СЭД «ДЕЛО», сделала первый шаг к качественно новому уровню управления на базе проверенной и надежной системы. Пользователями «ДЕЛА» являются многие федеральные и региональные органы власти, а также сотни муниципалитетов по всей территории России. Наиболее масштабные проекты с сотнями автоматизированных рабочих мест реализуются в органах местного самоуправления Калининградской, Московской, Ростовской областей, в Алтайском крае, в Республике Хакасия и многих других регионах. Городами - «лидерами» по внедрению «ДЕЛА» в муниципальных администрациях являются Калининград, Ставрополь, Ростов-на-Дону, Норильск, Тольятти, Подольск и многие другие.
В дальнейшем Администрация г. Куйбышева планирует закупку дополнительных рабочих мест СЭД «ДЕЛО» для создания единого рабочего пространства всех подразделений муниципалитета и перехода на полноценный электронный документооборот.