Источник: http://spbit.ru/projects/p91352/
О заказчике: Сеть аптек «Первая помощь» является самой крупной коммерческой сетью аптек в Алтайском крае.
Об исполнителе: «Корпоративные Системы – Консалтинг» («КС-Консалтинг») является золотым партнером лидирующего разработчика на российском рынке СЭД/ЕСМ – компании «Электронные Офисные системы» (ЭОС). Компания специализируется на построении корпоративных систем электронного документооборота, систем управления информационными ресурсами, задачами и взаимоотношениями с клиентами, автоматизации бизнес-процессов, кадрового учета, делопроизводства и создании электронных архивов.
Решение «eDocLib:Актив Бизнес»
Платформа eDocLib, разработанная ЭОС, является простым и легко настраиваемым решением, полностью реализующим возможности технологии ECM для компаний малого и среднего бизнеса. На основе этой универсальной платформы, компания «КС-Консалтинг» разработала собственное решение «eDocLib:Актив Бизнес», автоматизирующее основные процессы, типичные для предприятий малого и среднего бизнеса: учет входящей и исходящей переписки, управление договорами, CRM и Help Desk и управление заданиями.
Кроме того, специалистами «КС-Консалтинг» был разработан модуль интеграции «eDocLib: Актив Бизнес» с Microsoft Outlook, что значительно расширяет функционал системы (автоматическая регистрация и связывание переписки по электронной почте с документами в системе, а также синхронизация контактов, поручений и задач). Кроме того, богатые возможности синхронизации Microsoft Outlook с мобильными устройствами позволяет синхронизировать задачи и контакты практически с любой мобильной платформой (ОС Android, iOS, Windows Phone и т.д.), что в полной мере позволяет сделать сотрудников компании мобильными.
Цель проекта: Рассказывает руководитель отдела IT сети аптек «Первая Помощь» (г. Барнаул) Евгений Чистяков: «Год назад мы приняли решение о необходимости внедрения системы управления контентом и документами, остановив свой выбор на платформе eDocLib – как на доступной и легко настраиваемой и решении «eDocLib:Актив Бизнес», как наиболее соответствующем нашим бизнес-задачам». Основной задачей при внедрении системы ставилась организация регистрации и хранения документов, поиска и отслеживания изменений в них (договора, письма, служебная переписка и прочее), а также выдача поручений по текущим задачам и контроль их исполнения. Кроме того, необходимо было обеспечить ведение базы знаний по сервисным направлениям, а также доступ к хранилищу документов вне офиса.
Сроки реализации проекта: 22.07.2011 – 31.08.2011 гг.
Ход проекта
Первым этапом реализации проекта стало проведение обследования основных бизнес-процессов, связанных с работой с документами, а также выработка и согласование концепции настройки системы с Заказчиком по его итогам. Следующим этапом стала разработка специалистами «КС-Консалтинг» базовой модели конфигурации и прав доступа пользователей, настройка и заполнение справочников, а также разработка базовых отчетных и печатных форм для документов, журналов и реестров договоров. Далее была проведена настройка системного ПО на сервере (IIS, MS SQL Server 2008 Express) и непосредственно установка серверного ПО «eDocLib: Актив Бизнес». Заключительным этапом реализации проекта стал поэтапный запуск в эксплуатацию системы.
Итоги проекта
С помощью внедрения решения «eDocLib:Актив Бизнес» в сети аптек «Первая помощь» были реализованы все поставленные первоначально задачи. До внедрения системы информация по договорам и нормативным документам хранилась разрозненно, что создавало определенные сложности для ее оперативного использования. Данная проблема была полностью решена – в результате внедрения «eDocLib:Актив Бизнес» в компании была создана удобная и прозрачная система учета документов, поручений и отчетов по ним, упорядочена работа по разработке, учету, согласованию различных видов документов, формализован ряд бизнес-процессов. «Тем самым нам удалось сократить время решения некоторых вопросов, создать единое информационное пространство для сотрудников и единую «базу знаний», с учетом разграничения прав доступа. Внедрение данной системы или подобных – жизненно необходимо при возрастающем объеме документов и количестве сотрудников, которым нужен оперативный, ранжированный доступ к ним. Поэтому сложно сказать о сокращении издержек при внедрении подобных систем – но то, что их использование позволит избежать потерь в дальнейшем (как временных, так и финансовых) – это факт» – отметил руководитель отдела IT сети аптек «Первая Помощь» (г. Барнаул) Евгений Чистяков.