СЭД «ДЕЛО» в Администрации города Вологды

http://ecm.ict-online.ru/projects/p112201/
Проект по автоматизации документооборота в структурах Администрации Вологды на базе СЭД «ДЕЛО» (флагманского продукта компании ЭОС) стартовал в 2007 году и развивается по настоящее время. Работы по внедрению СЭД осуществлялись специалистами компании «Офис-Док» - регионального представителя компании ЭОС в Северо-Западном Федеральном округе. По состоянию на 13 октября 2014 года, в СЭД «ДЕЛО» работает 541 пользователь (к системе подключены все муниципальные служащие), всего в системе зарегистрировано 965 137 документов, к концу текущего года это число может достигнуть миллиона.
О заказчике
Город Вологда основан в 1147 году и входит в состав Вологодской области, является административным центром Вологодской области.
Об исполнителе
Компания «Офис-Док»(Санкт-Петербург), созданная в 2001 году, на сегодняшний день относится к числу компаний, имеющих наибольший практический опыт по внедрению систем электронного документооборота и управления контентом.
Предпосылки проекта
Администрация Вологды проявила интерес к вопросам автоматизации документооборота еще в 2006 году. Целями внедрения были: своевременное и качественное исполнение документов, поэтапный переход на электронный документооборот, и, как следствие, повышение эффективности деятельности органов Администрации города Вологды, а также повышение качества принятия управленческих решений.
СЭД «ДЕЛО» была выбрана Администрацией Вологды с учетом многолетнего опыта успешной эксплуатации данной СЭД в различных государственных и коммерческих структурах.
Ход проекта
Внедрение СЭД «ДЕЛО» в Администрации Вологды проходит с 2007 года, когда в аппарате было внедрено 16 рабочих мест системы «ДЕЛО», 14 рабочих мест подсистемы «ДЕЛО-WEB» и 7 рабочих мест опции «Сканирование». Были автоматизированы основные делопроизводственные процессы – регистрация, контроль исполнения документов, перевод бумажных экземпляров в электронный вид. Также использовалась опция «Мониторинг документов».
В 2008, 2010 годах и в феврале 2013 года происходило расширение системы – закупка дополнительных рабочих мест и новых опций.
В 2012 году в Администрации Вологды прошел ряд мероприятий по переходу на согласование проектов муниципальных правовых актов (МПА) в электронном виде.
Результаты проделанной работы:
• Сокращение сроков согласования;
• Снижение расходов на бумажный носитель при распечатке и ксерокопировании документов и приложений;
• Стимулирование персональной ответственности каждого разработчика МПА за своевременную и качественную подготовку МПА;
• Повышение качества подготовки МПА;
• Возможность работы с версиями документов;
• Обеспечение прозрачности процедуры согласования;
• Создание полнотекстовой базы электронных копий МПА;
• Возможность предоставления электронных копий МПА из СЭД «ДЕЛО».
По данным на середину октября 2014 года СЭД «ДЕЛО» была внедрена во всех департаментах и структурных подразделениях Администрации Вологды. Общее число пользователей системы достигло 541.
Количество документов, зарегистрированных в системе, ежегодно увеличивается: если за 2008 год в СЭД «ДЕЛО» было зарегистрировано 16090 документов, то за 2013 – 200023, в 2014 году, по состоянию на 13 октября - 159609 документов. «Всего в системе уже 965 137 документов.
К настоящему времени с помощью СЭД «ДЕЛО» автоматизированы следующие процессы:
1.Регистрация документов, в том числе с применением технологии поточного сканирования;
2.Регистрация и рассмотрение обращений граждан (в том числе обращений граждан, поступивших с официального сайта Администрации);
3.Протокольное сопровождение совещаний;
4.Направление документов на исполнение в электронном виде;
5.Контроль за ходом исполнения документов и поручений, за исполнительской дисциплиной в целом на всех уровнях контроля;
6.Осуществление выборочного контроля за рассмотрением обращений граждан с выездом на место и фотофиксацией;
7.Автоматизация составления отчетности;
8.Разработка, согласование, утверждение и рассылка муниципальных правовых актов в электронном виде;
9.Организация переписки между органами Администрации города Вологды в электронном виде (переход на внутренний юридически значимый электронный документооборот);
10.Организация быстрого поиска документов по штрих-коду с использованием ручных сканеров штрих-кода;
11.Автоматическое оповещение пользователей о поступлении документов, уведомление о приближении сроков исполнения документов;
12.Направление копий правовых актов из СЭД «ДЕЛО» в электронном виде, заверенных электронной подписью Администрации города Вологды.
«Развитие и эксплуатация системы «ДЕЛО» в муниципалитете Вологды – пример продуманного и последовательного подхода в достижении этой цели. Такой подход, во-первых, позволил сотрудникам Администрации на каждом из этапов внедрения осваивать по максимуму возможности СЭД «ДЕЛО», во-вторых – постепенно вовлекать в работу в системе все больше подразделений и работников Администрации. Внедрение СЭД в итоге не только повысило исполнительскую дисциплину, но и позволило оптимизировать документооборот, а также частично отказаться внутри аппарата от рассылки бумажных документов», - отмечают представители ЭОС.